Digitalisaatio – ei uhka vaan mahdollisuus

Reijus kokee digitalisaation suurena mahdollisuutena

Kiinteistöpalveluala lämpenee digitalisaatiolle hitaasti

Digitalisaatiosta on kohistu eri medioissa jo useita vuosia, mutta kiinteistöpalvelualalla sen olemassaoloon on alettu heräillä vasta viime aikoina. Parhaimmillaan toimintojen digitalisointi parantaa tiedon liikkumista, luo avoimempaa ilmapiiriä sidosryhmien välillä ja vaikuttaa positiivisesti työhyvinvointiin.

Tärkeintä yrityksen toimintojen digitalisoinnissa on laajempi ymmärrys miten asiat kytkeytyvät toisiinsa ja miten erilaisilla tietoteknisillä työvälineillä kokonaisuus saadaan toimimaan parhaiten. On selvää, että tällöin johdon tulee olla digitaalisesti valveutunutta ja ymmärtää digiajan tuomat mahdollisuudet. Yksi mahdollinen syy kiinteistöpalvelualan hitaaseen digitalisaatiolle lämpenemiseen voi liittyä johtajien omaan tapaan käyttää teknisiä työvälineitä. Jos tietokone ja/tai älypuhelin ei ole kovin laajasti käytössä, kynnys ottaa laajempia digitaalisia kokonaisuuksia haltuun on suuri.

Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto oli Reijukselle luontainen jatkumo

Meillä Reijuksella toiminnan digitalisointi oli selvä suuntaus siinä kohtaa, kun Tero ja Laura astuivat toimintaan mukaan. Molemmat ovat työskennelleet suurissa kansainvälisissä yrityksissä, joissa on ollut jo pitkään käytössä erilaisia laajoja tietojärjestelmiä. Tero on pääsääntöisesti toiminut teollisuuden kunnossapitotöissä tilaajana ja toimittajana. Lauran kokemus on ICT-alalta ja lisäksi Laura on opiskellut tietojohtamista, jossa yhtenä osa-alueena on ollut IoT-ratkaisut ja sen tuomat liiketoimintamahdollisuudet. Näin ollen tiedettiin pääpiirteittäin mitä järjestelmiltä voi vaatia ja miten välttää pahimpia kompastuskiviä. Reijuksella otimme vuoden 2016 loppukesästä käyttöön toiminnanohjausjärjestelmän, joka “juttelee” mutkattomasti talousjärjestelmämme kanssa. Näin olemme saaneet työn tekemiseen ihan uudenlaista meininkiä sekä vähennettyä toimistolla pyörivien papereiden määrää merkittävästi. Laajasti käytössä olevat pilvipalvelut helpottavat arkijohtamista olennaisesti.

Tiedon avoin liikkuminen on kunnia-asia

Tieto pysyy tallessa ja se on helppo löytää – kaksi todella merkittävää asiaa, jotka ovat toteutuneet toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton jälkeen. Sen lisäksi, että me tiedämme mitä on tehty ja milloin, asiakas itsekin pääsee halutessaan katselemaan näitä tietoja. Huollamme asiakkaidemme omaisuutta pitäen huolta sen toimivuudesta, turvallisuudesta ja viihtyisyydestä, joten mielestämme on vähintäänkin kohtuullista, että heille tarjotaan näkymä siihen mitä kohteessa teemme. Meillä ei ole salattavaa. Tämän lisäksi käytössämme on työkaluja, joilla pystytään pääsemään käsiksi yrityksessä olevaan tietoon mistä tahansa. On helppo keskustella asioista, joiden oikean laidan pystyy tarvittaessa tarkastamaan nopeasti eikä tarvitse luottaa ns. “mutu-tuntumaan”.

Digitalisaatio lisää työhyvinvointia

Aikana ennen digitaalisia työvälineitä työntekijät joutuivat kirjaamaan paperille ja painamaan muistiin monia asioita päivän aikana. Jos kaikki meni hyvin, paperit tulivat toimistolle asti ja kaikki asiat muistettiin sanoa eteenpäin. Kun asiat ovat muistinvarassa ja ihminen tiedostaa muistamisen tärkeyden, saattaa stressitasot nousta. Tämä taas pitkällä aikajänteellä kuormittaa jonkin verran. Nyt uusien työvälineiden ansiosta asiat saa samantien kirjattua ylös, jonka jälkeen voi luottaa tiedon olevan tallessa ja kaikkien sitä tarvitsevien saatavilla. Enää ei tarvitse illalla harmitella kotona, että jokin tärkeä asia jostakin työstä jäi sanomatta.

Kiinteistöposti-lehti teki meistä jutun

Tekemisemme noteerattiin myös Kiinteistöposti -lehdessä, joka on talopäättäjille suunnattu julkaisu. He lähestyivät meitä joku aika sitten ja haastattelivat Teroa yrityksen digitalisointiin ja tiedon hyödyntämiseen (mm. energia-asiat) liittyen. Artikkeli “Älypuhelin on kiinteistönhoitajan työkalu” oli aikaisemmin luettavissa nettiversiosta, mutta valitettavasti se on poistunut verkosta.